1.文章を正しく読む重要性

 今日は「文章を正しく読む」ということを書いてみたいと思います。昨今、メールやSNSの活用が広がり、文章を正しく読むということの重要性が増しきました。私自身は結構「て、に、を、は」を間違えたりするので、あんまり得意な分野ではないのですが、書いてみたいと思います。

2.トラブル、ミスを全体に共有することは効果が薄い

 会社でよく、トラブルやミスが起こった際全社員に向けて「○月✕日、△△△というミスが起こりました。社員の皆様、十分にご注意ください。」というようなメールを見たことはないでしょうか?このようなメールを送る動機は一人一人に注意喚起するより、手間がかからないので合理性を重視して再発防止を呼びかけていることが多いものと思います。実はこの注意喚起は非常に効果が薄いばかりか、思わぬ弊害を伴う可能性があります。このメールを見たミスを起こした本人は「暗に私のことを責めている。」という風に受け取られることが多いからです。その後、メールを送った人に抗議が来る可能性があります。送った本人の動機は同じようなミスをする人があまりに多いので注意喚起したつもりが個人攻撃したような取られ方をしてしまうのです。ある意味バーナム効果に近いことが起こるわけです(誰にでも該当するような曖昧で一般的な性格をあらわす記述を、自分、もしくは自分が属する特定の特徴をもつ集団だけに当てはまる性格だと捉えてしまう心理学の現象)。どのような時に勘違いが起こりやすいかというとミスを犯した直後などのタイミング、自分自身に当てはまる文章の数、普段よく指摘されるキーワードなどがそれに当たります。またこの手の共有方法でミスが少なくなったという現象を見たことがないので、個人的には効果がない方法なのかなと思っています。

3.社員の生産性を犠牲にしない

 このようなメールはもちろん関係のない部署の人も目にするわけですから、その人達の生産性も犠牲にしている点からもいい方法とは言えません。せめてその業務を担当している人達だけに留めるべきです。このような注意喚起が積み重なると一日中、メールを読むことが仕事になってしまいます。

4.文章を正しく読むコツ

 ではどのようにすれば、文章を正しく読むことができるのでしょうか?まず宛先を確認しましょう。宛先が全社員向けなら、ミスを犯した個人へ宛てたものではないことが分かるはずです。もし自分がミスした本人であれば、変にストレスを感じる必要もないですし一歩引いてメールを見ることができるはずです。また行間を読みすぎないということも重要です。書いてある文章以上に意味を推測しすぎないということです。ミスコミュニケーションが生じる時、上記のように「自分のことが責められている」という風に受け取りがちです。SNSなどで注目を集める方の中でこのような方法を逆に利用している方もいるくらいです。宛先や文章中に自分の名前がないなら他人事として受け取るくらいの方が円滑なコミュニケーションを取ることができるでしょう。このようなことに注意していけば、他人にコントロールされることも少なくなりますし、より前向きな人生を送ることができるでしょう。